Information Collected and Collection Process

Elokencia SASU, headquartered at 60 Rue François 1er, 75008 Paris, France, is the Data Controller for users located in the European Union, United Kingdom, and Switzerland. Elokencia SARL (Tunisia) acts as a technical service provider and processor, responsible for development and maintenance tasks under strict contractual and security controls. Tunisian engineering teams may, in limited cases and under strict access controls, access identifiable user Content and meeting recordings for the purposes of debugging, improving, and training our AI models, and only where such processing is covered by an appropriate legal basis (including your prior consent where required by law).

For users located in the European Union, Elokencia SASU (France) acts as the Data Controller. Elokencia SARL (Tunisia) acts as a Processor for development tasks performed under Elokencia SASU’s instructions.

We collect information from you when you:

Create or manage your account;

Enter, post, or upload information, data, or other content via the Service;

Send us questions, requests, or other communications through various communication channels;

Contact us for customer or technical support;

Visit any of our websites or download any of our applications;

Participate in promotions, user conferences, webinars, demos, contests, sweepstakes, surveys, or other marketing events;

Participate in product research or testing;

Interact with other Elokencia users and customers on our community forums;

Integrate third-party products and services with your Elokencia account.

We also collect information about you from our business partners, including referral partners and resellers, as well as third parties who assist us with sales and marketing efforts, such as prospecting, while respecting all consent requirements. We may also obtain publicly available professional contact information.

(a) Votre Contenu

Par « Contenu », nous entendons toutes les informations et données que vous importez, transmettez ou générez via notre Service, quel qu’en soit le format ou le support. Cela inclut aussi les données partagées lorsque vous connectez un outil ou un compte tiers à Elokencia.

Vous conservez la propriété et le contrôle de votre Contenu, sous réserve des conditions prévues dans nos Conditions d’utilisation et la présente Politique de confidentialité.

Le traitement que nous appliquons à votre Contenu (collecte, utilisation, partage) peut différer de celui appliqué aux autres catégories d’informations. Ces différences sont détaillées à la section 2(a).

Si votre Contenu contient des données personnelles concernant des personnes qui n’utilisent pas Elokencia (par exemple des participants externes à vos réunions), il vous revient de les informer de ce traitement, conformément aux exigences légales en vigueur.

(b) Informations Client

Le terme « Informations Client » désigne les informations liées à votre accès ou à votre utilisation du Service, à la création de votre compte, ou toute information permettant de vous identifier en tant que client ou utilisateur final du Service.

Les Informations Client comprennent notamment :

Identifiants : votre nom, adresse postale, adresse e-mail, code postal, numéro de téléphone, ainsi que d’autres informations similaires permettant de vous identifier ;

Données fournies par le client : nom d’utilisateur, mot de passe, informations de paiement, nom de l’entreprise, intitulé de poste, adresse e-mail professionnelle et département ;

Caractéristiques protégées (lorsque la loi l’autorise) : âge ou genre ;

Informations commerciales : produits et services achetés, obtenus ou envisagés ;

Informations relatives à l’activité internet/réseau : historique de navigation, données de journal et d’analytique, appareils utilisés pour accéder au Service, serveur de domaine, historique de recherche, ainsi que données d’interaction avec le Service et autres informations d’usage ;

Informations audio/visuelles : images fournies ou téléversées dans le cadre du Service, ainsi que contenus audio ou vidéo et enregistrements d’appels téléphoniques ou visiophoniques entre vous et nous, lorsque l’enregistrement est autorisé par la loi ;

Informations professionnelles / d’emploi : employeur actuel, intitulé de poste, localisation géographique ;

Autres données personnelles : informations que vous fournissez dans le cadre de sondages, commentaires, questions, demandes ou formulaires, ainsi que les informations fournies lorsque vous connectez un compte, produit ou service tiers au Service ;

Inférences : déductions concernant votre localisation géographique (ex. adresse IP), ou informations dérivées de votre utilisation du Service permettant de prédire vos préférences, caractéristiques, tendances psychologiques, prédispositions, comportements, attitudes, aptitudes, capacités ou compétences.

Si vous êtes un utilisateur accédant au Service via un compte créé en votre nom par un client d’Elokencia (comme un employeur, une organisation ou un autre individu), nous pouvons collecter et traiter des Informations Client vous concernant pour le compte de ce client Elokencia auquel votre utilisation du Service est rattachée.

(c) Intégrations avec des services tiers

Lorsque vous créez votre compte via un service tiers (Google, Microsoft ou tout service d’authentification unique), nous pouvons recevoir de ce tiers certaines informations vous concernant — comme votre nom d’utilisateur ou l’identifiant associé à ce service.

Si vous activez cette option ou si vous l’autorisez depuis vos paramètres Elokencia, nous pouvons aussi accéder aux informations concernant vos contacts personnels enregistrés dans ce service tiers. Cela nous permet de faciliter l’invitation de collaborateurs sur Elokencia.

En utilisant un service tiers pour créer votre compte, vous nous autorisez à collecter les données nécessaires pour authentifier votre compte via ce service.

Certaines fonctionnalités d’Elokencia reposent sur la connexion ou l’intégration d’applications tierces. Si vous choisissez d’activer ces intégrations, vous pourrez être invité à créer un compte tiers ou à lier votre compte existant (ce qui implique l’acceptation des politiques de confidentialité et des conditions d’utilisation du fournisseur tiers).

Vous pouvez également être amené à autoriser Elokencia à récupérer des informations auprès du service tiers en votre nom. Nous collecterons alors les données nécessaires — telles que votre identifiant ou nom d’utilisateur — afin de permettre l’activation de l’intégration.

Une fois l’authentification effectuée, nous pourrons accéder aux informations fournies ou récupérées via le service tiers, conformément aux règles de confidentialité du fournisseur tiers. Ces données seront stockées, associées à votre compte Elokencia, et utilisées pour faire fonctionner l’intégration et exécuter les actions que vous demandez ou initiez.

(d) Informations collectées automatiquement

Lorsque vous utilisez Elokencia, nous recueillons automatiquement certaines données liées à votre activité et à votre appareil : adresse IP, navigateur, système d’exploitation, fournisseur d’accès, type d’appareil, ainsi que les informations de votre mobile (marque, modèle, opérateur).

Nous utilisons également des outils d’analyse — internes et tiers — pour mieux comprendre l’utilisation de la plateforme.

Une partie de ces données est collectée via des cookies et d’autres technologies de suivi, comme des balises web, pixels ou scripts de relecture de session.

Pour en savoir plus sur ces technologies, vous pouvez consulter notre Politique de cookies.

Utilisation et finalités des données collectées

(a) Utilisation du Contenu

Nous n’accédons à votre Contenu que lorsque cela est réellement nécessaire :

• Pour fournir, maintenir, améliorer ou optimiser le Service ;

• Avec votre consentement explicite (ou celui de votre organisation) pour le support ou le dépannage ;

• Pour répondre à des demandes légales émanant d’autorités gouvernementales ou réglementaires ;

• Pour nous conformer à une assignation, une ordonnance judiciaire ou toute autre procédure légale ;

• Lorsque cela est nécessaire pour garantir la sécurité et la stabilité du Service (par exemple, en cas de comportement potentiellement nuisible) ;

• Lorsque cela est requis pour protéger vos droits, votre vie privée, votre sécurité ou vos biens, ou ceux d’autrui.

Nous pouvons conserver, restreindre ou supprimer du Contenu si cela est nécessaire pour faire respecter nos Conditions d’utilisation ou protéger nos intérêts légitimes.Nous pouvons analyser les métadonnées associées au Contenu (ex. : taille des fichiers, volume d’API, journaux) à des fins opérationnelles.

Informations collectées et processus de collecte :

Lors du traitement de l’audio, de la vidéo, des transcriptions ou des métadonnées de réunion, notre base légale est l’exécution du contrat. Lorsque ces données sont utilisées pour entraîner ou améliorer les modèles d’IA, nous nous fondons sur votre consentement explicite. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

Les données utilisées pour l’entraînement de l’IA sont anonymisées ou pseudonymisées.
Les données audio ou vidéo identifiables ne sont accessibles que lorsqu’elles sont strictement nécessaires au débogage, à la validation ou à l’amélioration des modèles, et uniquement par des équipes d’ingénierie autorisées, dans des conditions contrôlées.

Elokencia ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou significatifs au sens de l’article 22 du RGPD.

Traitement IA et apprentissage automatique :

Elokencia utilise des modèles d’apprentissage automatique pour analyser les réunions et améliorer les performances du Service.
Lorsque vous activez les fonctionnalités IA, le système traite l’audio, la vidéo, le texte et les métadonnées.

Les données identifiables ne sont utilisées que pour l’exécution du contrat.
Pour l’entraînement et l’amélioration des modèles, nous nous appuyons sur votre consentement explicite.

Les données utilisées pour l’entraînement sont anonymisées ou pseudonymisées avant leur intégration dans les modèles. Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données pour l’entraînement IA, sans que cela n’affecte votre utilisation du Service.

(b) Finalités du traitement

Nous utilisons les informations que nous collectons pour différentes finalités, en fonction de la nature des données et des Services (ou fonctionnalités) que vous utilisez. Ces finalités incluent notamment :‍

Exécuter notre contrat avec vous et fournir les Services, y compris :

(i) répondre à vos demandes ou questions ;
(ii) fournir un support client ou technique ;
(iii) vous contacter au sujet de mises à jour produit ou d’informations concernant les produits que vous avez demandés ou achetés ;
(iv) créer, gérer ou administrer vos informations et votre compte, y compris vous identifier dans le cadre de votre compte ou du compte d’un client Elokencia ;
(v) effectuer des audits liés aux interactions, transactions et autres activités de conformité.‍

Analyser et améliorer nos Services, conformément à notre intérêt légitime, notamment :

(i) obtenir des informations sur le marché, améliorer le Service et mener d’autres analyses ou recherches commerciales ;
(ii) personnaliser les offres produit actuelles et futures ainsi que d’autres aspects du Service pour vous et les autres utilisateurs ;
(iii) sécuriser le Service et nos systèmes, et protéger vos informations et données ;
(iv) détecter les incidents de sécurité et se protéger contre les activités malveillantes, trompeuses, frauduleuses ou illégales, et poursuivre les responsables ;
(v) mesurer l’intérêt et l’engagement liés à notre Service, ainsi que les usages transitoires à court terme tels que la personnalisation contextuelle de contenus.

Nous utilisons les informations que nous collectons pour différentes finalités, et la manière dont nous les utilisons dépend de la nature des informations collectées et du Service (ou des fonctionnalités du Service) que vous utilisez. Ces finalités comprennent notamment :‍

Exécuter notre contrat avec vous et fournir les Services, y compris :

(i) répondre à vos demandes ou questions ;
(ii) fournir un support client ou technique ;
(iii) vous contacter au sujet des mises à jour produit ou d’informations concernant les produits que vous avez demandés ou achetés ;
(iv) créer, gérer ou administrer vos informations et votre compte, y compris vous identifier dans le cadre de votre compte ou du compte d’un client Elokencia ;
(v) réaliser des audits liés aux interactions, transactions et autres activités de conformité.‍

Analyser et améliorer nos Services, conformément à notre intérêt légitime, notamment :

(i) obtenir des informations sur le marché, améliorer le Service et mener d’autres analyses ou recherches commerciales ;
(ii) personnaliser les offres produit actuelles et futures ainsi que d’autres aspects du Service pour vous et les autres utilisateurs ;
(iii) sécuriser le Service, nos systèmes, et protéger vos informations et vos données ;
(iv) détecter les incidents de sécurité, prévenir les activités malveillantes, trompeuses, frauduleuses ou illégales, et poursuivre les responsables ;
(v) mesurer l’intérêt et l’engagement liés à notre Service et analyser les usages transitoires à court terme, tels que la personnalisation contextuelle de contenus.

Pour offrir des services personnalisés, améliorer en continu nos technologies d’analyse et permettre aux utilisateurs d’accéder à l’historique complet de leurs réunions, Elokencia conserve certaines données d’enregistrement (audio, vidéo, transcriptions et métadonnées associées) pendant une période prolongée. Ces données peuvent également être utilisées, sous réserve de votre consentement, pour entraîner et affiner nos modèles d’intelligence artificielle, dans le respect des principes de confidentialité et de sécurité.

Les données sont conservées tant que le compte utilisateur est actif et pour une durée maximale de 24 mois après la dernière activité, sauf en cas de demande explicite de suppression ou d’anonymisation.
Vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification, d’opposition ou de suppression à tout moment via les paramètres de votre compte ou en nous contactant à l’adresse indiquée dans la présente politique.

Toutes les données sont protégées par des mesures techniques strictes, incluant notamment le chiffrement, la compartimentation et des audits de sécurité réguliers.‍

Marketing de nos produits et Services, y compris :

(i) adapter et vous fournir des informations sur les produits, services et événements Elokencia susceptibles de vous intéresser, notamment par e-mail ou téléphone ;
(ii) mesurer la performance de nos publicités et actions marketing ;
(iii) communiquer avec vous au sujet de votre utilisation et de votre engagement avec notre Service.‍

Obligations légales et exercice des droits, y compris :

(i) faire valoir ou exercer des droits ou obligations, investiguer des réclamations juridiques, engager ou défendre une action en justice ;
(ii) se conformer à la loi ou répondre à des requêtes et procédures légales ;
(iii) protéger les droits et biens d’Elokencia, de nos agents, de nos clients ou d’autres personnes, y compris en appliquant nos accords, politiques ou conditions d’utilisation ;
(iv) détecter, supprimer ou prévenir la fraude ;
(v) réduire les risques de crédit et recouvrer les sommes qui nous sont dues ;
(vi) protéger la sécurité d’Elokencia, de nos clients ou d’autres personnes ;
(vii) se conformer à toute autre obligation légale applicable.‍

Participation à un programme partenaire Elokencia, y compris l’activation ou l’assistance à la participation à ce programme, ce qui peut impliquer : mise en œuvre, formation, création d’applications, structuration de bases de données ou services similaires fournis par des partenaires Elokencia.‍

Utilisation de données agrégées ou anonymisées :

Nous pouvons utiliser des données agrégées ou anonymisées à des fins statistiques, analytiques ou pour améliorer le Service. Les processus de pseudonymisation et d’anonymisation empêchent toute réidentification ou tout lien avec un compte client, un utilisateur ou un individu.

Divulgation des informations

Nous partageons vos informations uniquement lorsque cela est nécessaire, transparent et conforme à notre Politique de confidentialité. Les divulgations peuvent intervenir dans les situations suivantes :

• Lorsque vous en faites la demande ou donnez votre consentement explicite, vous acceptez que nous puissions rendre ce Contenu visible pour les utilisateurs d’Elokencia ou les visiteurs de notre site web ;
• À nos sociétés affiliées et filiales, pour fournir certains aspects du Service, tels que le support client ;
• À nos prestataires, qui nous assistent dans la fourniture de certains services : stockage de données, hébergement, support client, traitement des paiements, campagnes marketing, publicité, analyses, et amélioration du Service ;
• À des tiers fournissant des fonctionnalités spécifiques du Service que vous avez demandées (ex. : installation d’extensions dans Elokencia) ;
• À un employeur ou une organisation (ou aux utilisateurs associés à cette organisation) pour le compte de laquelle vous utilisez le Service, ou qui a créé un compte Elokencia pour vous, possède ou gère votre domaine e-mail, ou est autrement liée à votre utilisation du Service ;
• Au propriétaire ou aux collaborateurs d’un espace de travail Elokencia auquel vous avez accès, lorsque cela est nécessaire pour vous identifier ou permettre la collaboration prévue ;
• Aux partenaires participant à un programme partenaire Elokencia, lorsque vous choisissez de collaborer avec eux pour l’implémentation, la formation, le développement d’applications, la création de bases de données ou services similaires ;
• Lorsque nécessaire pour respecter la législation applicable, y compris les demandes des autorités publiques ou judiciaires, et pour protéger vos droits, votre vie privée, votre sécurité ou vos biens, ainsi que ceux d’Elokencia, de nos clients ou de tiers ;
• Lorsque nécessaire dans le cadre d’une réorganisation, fusion, vente, coentreprise, transfert, financement ou toute autre opération portant sur tout ou partie de notre activité, de nos actifs ou de nos actions ;
• À d’autres parties, pour des finalités commerciales légitimes et cohérentes avec la présente Politique de confidentialité

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Nos principaux sous-traitants incluent :

• OVH (France/UE) – hébergement
• Google Cloud Platform (régions UE) – hébergement & analytique
• Microsoft Azure (régions UE) – hébergement
• Elokencia SARL (Tunisie) – développement & entraînement de modèles IA

Tous les sous-traitants opèrent dans le cadre de contrats de traitement des données et, lorsque requis, de Clauses Contractuelles Types (SCC).

Transfert d’informations

Vos données sont principalement traitées en France et au sein de l’Union européenne, où Elokencia SASU agit en tant que Responsable du traitement.
Certaines activités de développement sont effectuées par Elokencia SARL en Tunisie, qui constitue un pays tiers hors UE.

Les transferts vers la Tunisie sont protégés au moyen des Clauses Contractuelles Types (SCC), de contrôles d’accès, de mesures de pseudonymisation, d’obligations de confidentialité, ainsi que de mesures de sécurité strictes.

Nos fournisseurs cloud (OVH, Google Cloud Platform, Microsoft Azure) hébergent les données exclusivement en France ou dans des régions de l’Union européenne, sauf indication contraire.

Conservation des informations

Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire : fournir le Service, répondre aux obligations légales, assurer la sécurité de nos systèmes et, lorsque vous y consentez, améliorer nos modèles d’intelligence artificielle. Chaque catégorie de données suit une durée de conservation spécifique.

Gestion de vos informations

(a) Contenu

Vous pouvez à tout moment consulter, modifier ou supprimer votre Contenu dans Elokencia.
Même lorsque vous supprimez un élément, certaines copies peuvent être conservées dans les archives ou les sauvegardes pour permettre des fonctionnalités essentielles comme l’historique des versions ou l’aperçu des bases de données.

Pour supprimer définitivement un Contenu de votre compte, contactez-nous à contact@elokencia.com.
Attention : une suppression permanente peut désactiver certaines fonctionnalités associées (comme l’historique des révisions).

(b) Autres informations

Nous pouvons utiliser certaines des informations que nous collectons à des fins marketing, notamment pour vous envoyer des communications promotionnelles concernant de nouvelles fonctionnalités, des produits, des événements Elokencia ou d’autres opportunités.
Si vous ne souhaitez plus recevoir ces communications ou si vous souhaitez vous opposer à l’utilisation de vos informations à ces fins, veuillez suivre les instructions de désabonnement en cliquant sur le lien « Se désabonner » (ou équivalent) figurant dans ces communications.
Vous pouvez également nous contacter à contact@elokencia.com pour vous désabonner.

De plus, selon votre juridiction, vous pouvez disposer de certains droits spécifiques relatifs à vos données. Pour une description de ces droits, veuillez consulter les sections spécifiques à chaque juridiction ci-dessous.

Informations concernant les enfants

Elokencia n’est pas conçu pour les personnes de moins de 16 ans (ou l’âge minimum défini par votre législation).
Nous ne collectons pas volontairement de données personnelles auprès d’enfants.
Si nous découvrons qu’un enfant nous a transmis des informations, nous les supprimerons rapidement.

Si vous pensez que votre enfant a partagé des données avec nous sans votre accord, contactez-nous à contact@elokencia.com.

Modifications de la Politique de confidentialité

Les informations que nous collectons sont traitées conformément à la Politique de confidentialité en vigueur au moment où elles sont recueillies.
Nous pouvons toutefois mettre cette politique à jour périodiquement. Si une modification importante est apportée, nous vous en informerons — par exemple par e-mail.
La version la plus récente sera toujours accessible sur notre page dédiée.

Contact

Pour toute question concernant notre gestion des données personnelles ou cette Politique de confidentialité, écrivez-nous à contact@elokencia.com.

Informations spécifiques pour l’EEE, le Royaume-Uni et la Suisse

(a) Base légale du traitement

Cette section concerne uniquement les résidents de l’EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse et explique comment nous traitons leurs données personnelles conformément au RGPD.

Elokencia agit en tant que responsable du traitement des données liées à votre utilisation du Service.

Nous traitons vos données uniquement pour les finalités décrites dans cette Politique.
Lorsque la loi l’exige, nous demandons votre consentement explicite.
Dans les autres situations, nous nous appuyons sur une base légale appropriée — notamment l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime pour collecter et utiliser vos données.

(b) Marketing et publicité

Il peut nous arriver de vous contacter afin de vous fournir des informations sur nos produits et services, notamment en vous envoyant des messages marketing ou publicitaires, ou en sollicitant votre avis concernant nos produits et services.

Pour certains messages marketing ou publicitaires, nous pouvons utiliser des données personnelles que nous collectons à votre sujet afin de déterminer les informations les plus pertinentes à vous communiquer.

Vous pouvez vous désabonner de nos e-mails marketing ou publicitaires à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement figurant au bas de ces e-mails ou en nous contactant à contact@elokencia.com.

Par ailleurs, lorsque vous donnez votre consentement, nous pouvons transmettre vos informations à des tiers à des fins de publicité ciblée, ou permettre à nos partenaires publicitaires de collecter des données vous concernant pour ces mêmes finalités, notamment via des cookies ou des technologies similaires.
Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique de cookies.

(c) Vos droits en matière de confidentialité

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles que nous détenons :
(i) droit d’accès ;
(ii) droit à la portabilité des données ;
(iii) droit de rectification ;
(iv) droit à l’effacement ;
(v) droit à la limitation du traitement ;
(vi) droit de retirer votre consentement ;
(vii) droit d’opposition ;
(viii) droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ;
(ix) droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez soumettre une demande :

En envoyant un e-mail à contact@elokencia.com avec pour objet : « European Rights Request ».

Vous avez également le droit de demander une intervention humaine, d’exprimer votre point de vue et de contester une décision automatisée lorsque cela s’applique.

Si vous résidez en France, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la CNIL.

En raison du caractère confidentiel des traitements de données, nous pouvons être amenés à vous demander une preuve d’identité lorsque vous exercez l’un de ces droits.